Nowy tydzień i nowe uwagi Regionalnej Izby Obrachunkowej w Katowicach do pracy urzędu, a w szczególności do księgowości i skarbnika. RIO zauważyło przede wszystkim, że w gminie w ostatnich latach nie ujmowano odsetek od zaciągniętych przez Gminę kredytów i pożyczek stanowiących wydatki przyszłych okresów.

Szczegóły znajdziecie w komentarzu RIO poniżej.

W latach 2014 - 2017 (do dnia kontroli) w ewidencji księgowej budżetu na kontach 134 „Kredyty bankowe” i 260 „Zobowiązania finansowe” w korespondencji z kontem 909 „Rozliczenia międzyokresowe”, nie ujmowano odsetek od zaciągniętych przez Gminę kredytów i pożyczek stanowiących wydatki przyszłych okresów. W ewidencji księgowej przypisywano odsetki od zaciągniętych ww. zobowiązań dotyczące tylko danego roku.

Powyższe było niezgodne z zasadami klasyfikacji zdarzeń na ww. kontach, zawartymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289 z późn. zm.). W myśl obowiązującego w jednostce zakładowego planu kont wprowadzonego zarządzeniem Nr FIN/22/2014 Burmistrza Miasta i Gminy Żarki z dnia 29 sierpnia 2014 r. oraz kolejno zarządzeniem Nr Fin/6/2017 Burmistrza Miasta i Gminy Żarki z dnia 28 kwietnia 2017 r. na stronie Wn konta 909 ujmuje się w szczególności koszty finansowe stanowiące wydatki przyszłych okresów np. odsetki od zaciągniętych kredytów i pożyczek.

Zgodnie z opisem kont, zawartym w powyższym załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów, na stronie Ma konta 134 ujmuje się kredyt bankowy na finansowanie budżetu oraz odsetki od kredytu bankowego. Konto 134 może wykazywać saldo Ma oznaczające zadłużenie z tytułów kredytów zaciągniętych na finansowanie budżetu (tj. kredyt i odsetki od kredytu). Na stronie Wn konta 909 ujmuje się w szczególności koszty finansowe stanowiące wydatki przyszłych okresów (np. odsetki od zaciągniętych kredytów i pożyczek w korespondencji z kontami 134 lub 260).

Tożsame zasady funkcjonowania ww. kont zostały uregulowane w obowiązującym od 1 stycznia 2018 r. planie kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącym załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911).

W trakcie kontroli, 8 lutego 2017 r. naliczono i ujęto w ewidencji księgowej odsetki od zaciągniętych zobowiązań stanowiące wydatki przyszłych okresów. Na stronie Wn konta 909-2- 001 ujęto odsetki od pożyczek w kwocie 77.288,19 zł w korespondencji z kontem 260, a na stronie Wn konta 909-2-002 ujęto odsetki od kredytów w kwocie 82.449,09 zł w korespondencji z kontem 134.

Nieprawidłowość w zakresie braku ewidencjonowania odsetek od udzielonych Gminie kredytów i pożyczek w ewidencji księgowej budżetu na ww. kontach stwierdzono również w trakcie poprzedniej kontroli kompleksowej, co znalazło odzwierciedlenie w wystąpieniu pokontrolnym Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Katowicach, Znak: WK-6100/2/4/14 z dnia 2 czerwca 2014 r.

Zadania w zakresie ewidencjonowania kredytów i pożyczek w księgach rachunkowych budżetu należały do pracowników Referatu Finansowego. Nadzór w tym zakresie sprawowała p. Dorota Mucha – Skarbnik Miasta i Gminy Żarki.

W księgach rachunkowych 2017 r. przyjęto na stan środków trwałych Urzędu Miasta i Gminy Żarki inwestycję pn.: „Przebudowa dróg gminnych: ul. Chryzantem, ul. Konwalii, ul. Łąkowa”, którą zakończono w 2016 r. Naruszono tym art. 6 ust. 1 oraz art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r., poz. 1047 z późn. zm.) Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Ponadto w myśl art. 20 ust. 1 ustawy, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Protokół odbioru końcowego robót wykonanych dla inwestycji pn.„Przebudowa dróg gminnych: ul. Chryzantem, Konwalii, ul. Łąkowa” na podstawie zawartej umowy nr RGK III.2721.3.2016 z dnia 7 czerwca 2016 r. sporządzono 30 września 2016 r. W związku z zakończeniem inwestycji i odbiorem wykonanych robót należało wartość ww. zadania ująć na koncie 011 „Środki trwałe” w 2016 r.

Powyższą inwestycje przyjęto na stan środków trwałych w księgach 2017 r. pod datą 31 marca na podstawie dowodów OT: nr 3/2017, nr 4/2017, nr 5/2017 sporządzonych 15 marca 2017 r. na łączną kwotę 706.500,94 zł.

Zgodnie z wyjaśnieniami udzielonymi przez pracowników Referatu Gospodarki Komunalnej i Inwestycji, po zakończeniu w dniu 30 września 2016 r. ww. inwestycji, nie przekazano do Referatu Finansowego pisemnej informacji o zakończeniu inwestycji. Informacja ta została przekazana w późniejszym terminie.
Zgodnie z obowiązującą w jednostce do dnia 27 kwietnia 2017 r. instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy Żarki stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia Nr FIN/15/2012 Burmistrza Miasta i Gminy Żarki z dnia 14 sierpnia 2012 r. w zakresie dokumentowania obiegu środków trwałych zapisano, że w przypadku przyjęcia środka trwałego z inwestycji, pracownik wydziału merytorycznego na podstawie faktury lub rachunku, sporządza dowód przyjęcia środka trwałego OT w momencie przyjęcia tego środka trwałego do używania. Dowód OT przekazuje się do referatu finansowego w celu ujęcia w ewidencji syntetycznej ksiąg rachunkowych oraz w księgach inwentarzowych, przy czym przed sporządzeniem druku OT należy uzgodnić z wydziałem finansowym zakończoną inwestycję. Do dowodu OT dołącza się kserokopię dokumentu stanowiącego podstawę do jego wystawienia.

Ponadto w myśl obowiązujących w jednostce zasad (polityki) rachunkowości, wskazanych w załączniku nr 3 do ww. zarządzenia, za moment ukończenia inwestycji uważa się datę odbioru obiektów udokumentowanego protokołem przekazania ich do eksploatacji. Protokół przekazania obiektów do eksploatacji stanowi podstawę udokumentowania przyjęcia do użytku inwestycji obiektów majątku trwałego powstałych w wyniku robót budowlano – montażowych. Na podstawie protokołu w ciągu 30 dni sporządza się dokument OT i dokonuje przyjęcia na stan środka trwałego. Sporządza go komórka finansów w jednym egzemplarzu.

Dowód OT, po otrzymaniu pisemnej informacji o zakończeniu realizacji zadania, sporządził Inspektor ds. księgowości budżetowej. Nadzór w tym zakresie sprawowała p. Dorota Mucha – Skarbnik Miasta i Gminy Żarki.

Ponadto, powyższe świadczy o nieprawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji w drodze weryfikacji salda konta 080-1-600-83 „Przebudowa dróg gminnych: ul. Chryzantem, ul. Konwalii, ul. Łąkowa” według stanu na dzień 31 grudnia 2016 r., niezgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r., poz. 1047 z późn. zm.).

Zgodnie z obowiązującą w jednostce instrukcją inwentaryzacyjną wprowadzoną zarządzeniem Nr Fin/36/2015 Burmistrza Miasta i Gminy Żarki z dnia 30 grudnia 2015 r., środki trwałe w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń należy zinwentaryzować na ostatni dzień każdego roku obrotowego w drodze weryfikacji poprzez porównanie danych w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentacji. Z przeprowadzonej inwentaryzacji sporządza się odpowiednie protokoły, które podpisuje pracownik księgowości i pracownik wydziału merytorycznego. Protokołami potwierdzającymi przeprowadzenie inwentaryzacji tą metodą mogą być wydruki komputerowe sald analitycznych z adnotacjami dokonanymi przez pracowników. Przy wystąpieniu ewentualnych różnic, wykazuje się je i wyjaśnia w zbiorczym protokole rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

W wyniku nieprawidłowo przeprowadzonej weryfikacji salda konta 080 wg stanu na dzień 31 grudnia 2016 r. nie stwierdzono różnic pomiędzy stanem ewidencyjnym, a stanem wynikającym z dokumentów.

Z wyjaśnień pracowników Referatu Finansowego wynikało, że weryfikacji salda konta 080-600-83 wg na dzień 31 grudnia 2016 r. dokonano na podstawie zapłaconych faktur dotyczących tej inwestycji, zatwierdzonych pod względem merytorycznym przez Kierownika Referatu Gospodarki Komunalnej i Inwestycji.
Natomiast zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, inwestycje w toku podlegają inwentaryzacji drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Odpowiednimi dokumentami podlegającym porównaniu z ewidencją księgową winny być wszystkie dokumenty związane z finansowaniem inwestycji, a więc otrzymane faktury VAT, sporządzone protokoły odbioru, pozwolenia na użytkowanie lub inne potwierdzające stan rozliczeń z kontrahentami lub stopień zaawansowania inwestycji.

Wydruk komputerowy sald analitycznych konta 080 z adnotacją pracowników urzędu o treści „Inwestycje w trakcie realizacji na dzień 31 grudnia 2016 r.” podpisali: p. Dorota Mucha – Skarbnik Miasta i Gminy Żarki oraz Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej i Inwestycji.

Wniosek nr 6:
Wzmocnić nadzór nad pracownikami Urzędu Miasta i Gminy Żarki w zakresie przekazywania informacji o zakończonych inwestycjach, sporządzania dowodów OT w celu bieżącego ujmowania tych operacji gospodarczych na koncie 011 oraz zapewnienia prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji konta 080 w drodze weryfikacji sald, stosownie do art. 20 ust. 1, 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r., poz. 395) oraz zasad funkcjonowania ww. kont określonych w zakładowym planie kont wprowadzonym zarządzeniem Burmistrza Miasta i Gminy Żarki Nr Fin/6/2017 z dnia 28 kwietnia 2017 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, procedur kontroli finansowej i zasad polityki rachunkowości, zapisów Instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej zarządzeniem Nr Fin/36/2015 Burmistrza Miasta i Gminy Żarki z dnia 30 grudnia 2015 r., mając na uwadze art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2077).

PAWEŁ GĄSIORSKI